Politica de confidențialitate și protecție a datelor cu caracter personal

Pentru noi confidenţialitatea şi securitatea datelor cu caracter personal reprezintă una din preocupările principale ale societății.
În acest context, am implementat măsuri care respectă obligaţiile impuse de Regulamentul 679/2016 (GDPR). Ca atare, dorim să vă asigurăm de cele mai înalte standarde de securitate şi transparenţă cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în activitatea noastră curentă.
Întrucât prelucrarea datelor dumneavoastră personale este importantă în activitatea noastră de prestare a serviciilor de creare, implementare și gestionare a site-urilor web vă garantăm că acestea vor fi prelucrate cu respectarea principiului transparenţei şi securităţii datelor cu caracter personal.
Prezenta politică de confidențialitate are ca scop de a înțelege ce date colectăm, de ce le colectăm și ce facem cu ele.
Am formulat această politică într-un limbaj cât se poate de simplu, astfel încât să fie clară și inteligibilă pentru dumneavoastră.
Operatorul de date cu caracter personal în relaţia cu dumneavoastră este socitatea comercială NIMADA SOFTWARE S.R.L., număr de ordine în R.C.:J31/11/2024 și CUI: 49361210, cu sediul în Zalău, Str. General Dragalina Nr.22, Bl. D9, Ap. 3, Jud. Sălaj.

Categorii de date pe care le prelucrăm

Dacă sunteţi un simplu vizitator al site-ului www.cote-avantaj.com, vom prelucra doar datele constând în cookies.
Dacă sunteți client persoană fizică sau reprezentant al unui client persoană juridică care ne contactează prin intermediul site-ului www.cote-avantaj.com/contact, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal constând în: nume, prenume, adresă de e-mail, cookies, adresa IP precum şi orice alte date furnizate ca urmare a completării formularului online din secțiunea formularului de contact sau prin email. Nu vom colecta și prelucra datele cardului bancar utilizat.
Dacă achiziționați unul dintre produsele digitale puse la dispoziție prin intermediul platformelor pe care le utilizăm (website-ul: www.cote-avantaj.com/abonamente), indiferent de categoria acestuia, vom prelucra datele dvs. constând în nume, prenume și adresă de e-mail, IP și cookies.

Scopul prelucrării datelor

Folosim informațiile pe care le colectăm de la dvs. pentru a putea comunica informațiile solicitate, presta serviciile contracte și încheia contractele necesare activității recurente și pentru acces la produsele digitale ale companiei. Prelucrarea datelor dvs. se va face în mod diferit în funcţie de categoria în care vă aflați: a. sunteți un simplu vizitator al site-ului, b. utilizați doar formularul de contact sau trimiteți un email la unul dintre adresele de contact, c. încheiați un contract de achiziții de produse digitale.

În măsura în care veți fi un simplu vizitator al website-ului, scopul colectării diferitelor cookies este de a îmbunătăți experiența în navigarea acestuia, în funcție de browser-ul pe care îl folosiți. Puteți verifica politica de cookies în mod detaliat la următorul link de acces: www.cote-avantaj.com/politica-module-cookies
În măsura în care utilizați formularul de contact sau ne transmiteți un email, datele dumneavoastră pot fi folosite pentru a vă putea furniza informațiile solicitate cu privire la produsele noastre și pentru a fi transmise colaboratorilor noștri în vederea prestabilirii condițiilor contractuale. Adresa IP este colectată cu scopul de a evita trimiterea de mesaje multiple, într-un termen foarte scurt, cu încălcarea termenilor și condițiilor disponibili pe website. Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în baza consimțământului dvs. doar dacă v-ați manifestat opțiunea în acest sens - pentru comunicarea de newsletter, produse, noutăți, etc. Totodată, prelucrarea datelor poate opera și ca urmare a respectării obligațiilor legale instituite în sarcina noastră.
În măsura în care veți încheia un contract la distanță prin achiziționarea produselor digitale sau servicii puse la dispoziție prin intermediul website-ului nostru, prelucrarea datelor dvs. se va realiza în următoarele scopuri:
- Gestionarea negocierilor, a fazelor precontractuale și pentru îndeplinirea obligațiilor din contract, termeni și condiții și furnizarea produselor digitale;
- În scopul comunicării cu dumneavoastră, pentru a vă informa în permanență despre stadiul produsului digital sau serviciul solicitat și gradul de îndeplinire a gestionării şi administrării relaţiei contractuale sau pre-contractuale dintre dumneavoastră şi noi;
- Pentru îndeplinirea obligaţiilor ce ne incumbă;
- În orice alt scop auxiliar celor de mai sus, sau în orice alt scop pentru care ne-au fost furnizate datele cu caracter personal, cu respectarea legislației în materie;
- Colectarea IP-ului se face strict pentru a permite funcționalitatea website-ului, a funcționalității de contactare, cea de resetare a parolei, de limitare a folosirii excesive și crearea de conturi multiple, în mod abuziv, de către utilizatori.
Ne obligăm să cerem consimțământul dvs. întotdeauna înainte de a utiliza informațiile pentru un alt scop decât cel stabilit în acest document

Actualizarea informațiilor dvs. personale

Dacă informaţiile cu caracter personal pe care ni le-aţi furnizat sunt greșite sau suferă modificări de tipul v-aţi schimbat numărul de telefon, numele, adresa de email, sau dacă doriţi să ştergeţi orice cerere adresată nouă sau cunoaşteţi că deţinem informaţii eronate despre dumneavoastră, avem rugămintea de a ne contacta prin e-mail la: contact@coteavantaj.com pentru actualizarea/modificarea acestor date.
În măsura în care are loc o alterare a datelor datorită faptului că acestea au fost furnizate incorect, incomplet sau insuficient, nu vom fi răspunzători.

Dezvăluirea datelor cu caracter personal

Informaţiile furnizate de dumneavoastră nu sunt de regulă dezvăluite terțelor persoane, cu excepția colaboratorilor cu care lucrăm, în special pe partea de legalitate și conformitate, contabilitate și gestionare a plăților abonamentelor (platforma stripe.com).
Există situaţii în care avem obligaţia legală să comunicăm datele dvs., atunci acestea vor fi transmise strict în scopul îndeplinirii acestei obligaţii. În situaţia în care transferul poate fi necesar pentru executarea unui raport comercial/contractual, transferul de date se va face doar în urma încheierii cu terţul a unei convenții care cuprind un acord de prelucrare a datelor.

Perioada de păstrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal

În măsura în care sunteți client care și-a creat un cont de utilizator pe website-ul www.cote-avantaj.com sau ne contactați prin formulare de contact vom păstra datele dumneavoastră pentru o perioadă egală cu cea a existenței contului de utilizator sau până la data finalizării comunicării care privește mesajul transmis. IP-ul va fi stocat pentru o perioadă de 24 de ore de la data la care se realizează o acțiune de către persoana vizată.
În măsura în care sunteţi client, anumite date precum: numele, prenumele, e-mail, număr de telefon, alte date de contact care reprezintă date inserate în documentele contabile vor fi păstrăte pe o perioadă de 10 ani, în baza art. 25 din Legea 82/1991 din legislația României aplicabilă.
În măsura în care sunteţi client sau doar vizitator al site-ului sunt prelucrate datele cookies în vederea analizării modalităţii de îmbunătăţire a site-ului nostru, nu mai mult de o perioadă de 1 an. Puteți oricând șterge datele cookies prin intermediul setărilor browser-ului dvs. web. Pentru mai multe detalii vă rugăm să accesați politica de confidențialitate privind modulele cookies disponibilă pe site. (www.cote-avantaj.com/politica-module-cookies)

Drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Dacă v-ați exprimat consimțământul cu privire la activitățile de prelucrare, puteți să vă retrageţi acest consimțământ în orice moment. Această retragere va produce efecte doar pentru viitor şi nu va afecta legalitatea procesării înainte de retragerea lui. Retragerea consimțământului nu poate opera în situaţia în care prelucrarea datelor dvs. se face în baza unei obligaţii legale care ne incumbă.
În măsura în care consimţământul dumneavoastră va fi retras, vom interzice prelucrarea datelor dumneavoastră personale şi va întreprinde toate acţiunile pentru ştergerea tuturor înregistrărilor care conţin aceste date.
În conformitate cu dispoziţiile legale, aveţi următoarele drepturi:

Dreptul de acces - dreptul de a obține de la noi, la cerere și în mod gratuit, confirmarea faptului că datele care vă privesc sunt sau nu sunt prelucrate de societate și dreptul de acces la aceste date, cu excepția situației în care aceste cereri sunt repetitive sau făcute cu rea-credință;
Dreptul la informare – dreptul de a fi informat cu privire la identitatea operatorului, scopul în care se face prelucrarea datelor, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, existența drepturilor prevăzute de GDPR şi condițiile în care pot fi exercitate;
Dreptul la rectificare – puteți cere rectificarea datelor personale inexacte;
Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") – puteți obtine ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de lege;
Dreptul la restricționarea prelucrării - puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, precum și în alte cazuri prevazute de lege;
Dreptul la opoziție – dreptul să vă opuneți, în orice moment, din motive întemeiate şi legitime ca datele să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare;
Dreptul la portabilitatea datelor - puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date sa fie transmise altui operator;
Dreptul de a depune plângere - puteți depune plângere față de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal competentă sau vă puteți adresa instanțelor de judecată;
Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate - dreptul de a cere şi de a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice, adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări de date cu caracter personal, efectuată prin mijloace automate, destinată să evalueze unele aspecte ale personalității sale, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte;

Pentru exercitarea oricărui drept vă rugăm să ne contactați folosind următoarele detalii de contact, dacă doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus:

E-mail: contact@coteavantaj.com
Adresa pentru expedierea corespondenței: Zalău, str. General Dragalina, nr. 22, bl. D9, ap 3.

Ne obligăm să avem în vedere spre soluționare orice solicitare sau plângere sau petiție primită şi să răspundem într-un termen rezonabil, astfel încât să fie respectate dispozițiile legale în materie.
Lucrăm cu autoritățile de reglementare competente, inclusiv autoritățile naționale de protecție a datelor a statelor membre ale Uniunii Europene, în vederea soluționării oricăror reclamații privind transferul datelor personale, pe care nu le putem rezolva direct cu utilizatorii noștri.

Termene de răspuns la solicitări privind drepturile menționate vor fi următoarele:

Dreptul de a fi informat: În momentul în care datele sunt colectate, respectiv nu mai mult de o lună – în situația în care datele cu caracter personal nu sunt furnizate de persoana vizată
Dreptul de acces: cel mult o lună
Dreptul la rectificare: cel mult o lună
Dreptul de ștergere: fără întârzieri nejustificate, cel mult o lună
Dreptul de a restricționa procesarea: fără întârzieri nejustificate, cel mult două săptămâni
Dreptul la portabilitate: cel mult o lună
Dreptul de obiecție: în principiu, la momentul primirii obiecției, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare
Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: Lipsit de termen deoarece nu există aptitudini reale de a fi limitat în raport de specificul activității

Securitatea datelor cu caracter personal

Urmăm standardele cele mai înalte pentru a proteja datele prelucrate, atât în timpul transmiterii către noi, cât și ulterior acestui moment. În acest scop am adoptat politici și proceduri de securitate tehnică în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva pierderii, folosirii neautorizate, distrugerii, alterării acestora, modificărilor neautorizate, a dezvăluirii sau accesului neautorizat și a oricărei alte forme de prelucrare ilegală a datelor personale aflate în posesia noastră.
În vederea garantării securității menționăm, cu titlu general, modalitățile de securizare:

Accesul la datele cu caracter personal este limitat și autorizat doar persoanelor care au dreptul legal de a le folosi, acestora revenindu-le obligația de a asigura confidențialitatea datelor, cum ar fi administratorul, contabilul și avocatul nostru.
Accesul în zonele sau spațiile care stochează datele cu caracter personal este securizat prin mijloace fizice la care nu au acces decât persoanele desemnate (spații securizate cheie) sau electronice, respectiv protecție prin parolă de acces şi username, criptate. Evităm pe cât posibil stocarea pe suport material.
Utilizăm tehnici pentru securitatea datelor dvs. stocate electronic prin criptare în baza de date
Datele ținute pentru un client vor fi ținute separat de datele altui client, atât în format fizic, cât și electronic.
Conturile de utilizator ale clienților și accesul la platformele de comunicare sunt protejate prin user și parolă criptate.
Niciun colaborator sau furnizor de servicii care intră în contact cu date personale sau documente care cuprind aceste date nu are posibilitatea de a divulga aceste date terților, având clauze contractuale specifice cu aceștia.

Măsuri minime de securitate pe care trebuie să le aplice toți reprezentanții, angajații și colaboratorii societății:

Interzicerea divulgării parolei către alte persoane respectiv interdicția de a utiliza contul folosit în interes de serviciu de mai multe persoane; Interzicerea salvării parolei atât în format fizic cât și/sau în format electronic;
Orice calculator, laptop sau dispozitiv lăsat nesupravegheat trebuie deconectat de la rețea, trebuie blocat sau închis;
Atunci când nu se utilizează calculatorul, pe ecranul acestuia nu trebuie să apară informații cum ar fi nume de utilizator necesare conectării sau parola;
Securizarea datelor cu caracter personal în fișiere speciale, protejate cu parolă și stocate în aplicații de tip cloud, securizat cu parolă și cod de acces.
Accesul se face doar de către o singură persoană, responsabil cu dezvoltarea IT.

În ipoteza în care considerați că datele dvs. personale au fost compromise, contactați-ne în scris la adresa la adresa de corespondență: Zalău, str. General Dragalina, nr. 22, bl. D9, sc. A, ap 3. sau pe adresa de e-mail: contact@coteavantaj.com
În caz de încălcare a sistemului de securitate, vă vom informa atât pe dvs. cât și autoritățile competente despre apariția încălcării în conformitate cu legislația în vigoare, în termen de cel mult 72 ore, termen în care vă comunicăm informațiile relevante legate de incidentele de securitate.

Dispoziții finale

Politica noastră de confidențialitate se aplică tuturor produselor digitale și serviciilor oferite de către noi și se completează cu termenii și condițiile disponibile pe website-ul www.cote-avantaj.com/termeni-si-conditii
Politica noastră de confidențialitate se poate schimba din când în când, însă ne obligăm să nu vă reducem drepturile pe care le aveți în temeiul acestor modificări fără consimțământul dvs. explicit, cu excepția cazului în care acestea ar rezulta din aplicarea unui alt temei pentru o prelucrare legală.
Orice modificare a politicii de confidențialitate va fi publicată și postată în locuri vizibile pentru a fi ușor de identificat actualizările și pentru a putea lua cunoștință de cuprinsul său. Vom păstra și versiuni anterioare ale acestei Politici de confidențialitate în arhiva electronică pentru a putea fi oricând revizuite de dvs. printr-o simplă cerere.
Prezenta politică de confidențialitate intră în vigoare la data de 02.02.2024